Centralini e comunicazione unificata VOIP

Il mondo delle telecomunicazioni aziendali è in continua evoluzione e il centralino VoIP (Voice over Internet Protocol, ossia “voce attraverso protocollo Internet”) rappresenta dall’inizio degli anni 2000 una soluzione sempre più diffusa e apprezzata. In particolare, grazie alla tecnologia VoIP è possibile superare molti dei limiti posti dalle tecnologie telefoniche tradizionali.

Cos’è un centralino VOIP

Un centralino VOIP è un centralino telefonico che trasmette le chiamate vocali utilizzado la rete Internet o un’altra rete di anziché le tradizionali linee telefoniche. Il centralino VoIP in cloud è virtuale (in inglese è chiamato Virtual PBX) ed è la naturale evoluzione del vecchio centralino telefonico analogico: permette quindi di effettuare chiamate da qualsiasi luogo con accesso a internet, senza la necessità di costosi sistemi telefonici tradizionali. Essendo ospitato in un datacenter, offre tutte le funzionalità del centralino tradizionale non richiedendo l’acquisto di alcun dispositivo hardware.

Come funziona il centralino VOIP

Tramite il centralino VoIP il segnale analogico viene codificato, compresso e trasmesso a pacchetto mediante l’utilizzo di protocolli di comunicazione. Il centralino VoIP in cloud è connesso a un computer o un datacenter e gestisce lo smistamento delle chiamate ai vari numeri interni aziendali connessi. Le chiamate possono poi essere ricevute da telefoni compatibili con la tecnologia VoIP oppure da PC: in quest’ultimo caso sarà però necessario utilizzare un software VoIP installato sul computer.

Vantaggi del centralino VOIP per le PMI

Come scegliere il giusto centralino VOIP

Per scegliere il giusto centralino VOIP per la tua azienda, è importante identificare le esigenze aziendali, valutare le caratteristiche e le funzionalità, e scegliere un fornitore affidabile.
Gli aspetti da considerare sono sicuramente il numero di linee telefoniche richieste, l’integrazione con altri sistemi, e i requisiti di sicurezza, oltre ovviamente al controllo dei requisiti di connettività internet nei locali o alla disponibilità di telefoni VoIP. Vanno poi valutate le funzionalità offerte dal centralino VOIP, tra cui la gestione delle chiamate, l’integrazione con gli altri sistemi aziendali, la qualità della chiamata e la mobilità. Infine, l’ultimo aspetto riguarda la scelta del fornitore e della tecnologia utilizzata.

Che cos’è la comunicazione unificata?

La comunicazione unificata, spesso abbreviate semplicemente con UC (Unified Communication), si riferiscono al modo in cui le diverse forme di strumenti di comunicazione della forza lavoro digitale interagiscono e collaborano tra loro. Grazie all’unificazione di chiamate telefoniche, conferenze web,  e-mail e la funzione SMS, tra le altre cose, gli utenti sono in grado di condividere, accedere ai dati e collaborare in tempo reale. Che si tratti di una grande o piccola impresa, la giusta soluzione di comunicazione unificata può portare i processi aziendali al livello successivo. Migliorare la collaborazione, aumentare la produttività, aumentare la mobilità e migliorare l’esperienza dell’utente.

Attualmente Sono disponibili diversi canali di comunicazione unificata, e di diversi tipi, resi disponibili agli utenti della tecnologia. ecco alcuni degli strumenti di collaborazione comunemente in uso:

• E-mail
• Telefonia (linea fissa, mobile, basata su VoIP)
• Conferenze audio / video
• Messaggistica istantanea
• Stato (mostra i singoli contatti come disponibili, occupati o assenti)
• Social media (pensa a Twitter, Facebook, Vines, Whats App, Instagram e così via …)
• Condivisione dello schermo e dei file

Alcuni di questi canali di comunicazione unificata sono del tipo “store-and-forward”, nel senso che le informazioni vengono fornite in una sola direzione, e rimangono accessibili (quasi) a tempo indeterminato per la visione delle parti remote a loro piacimento; la posta elettronica è il nonno di questo stile di comunicazione.

Altre, invece, sono “in tempo reale” e richiedono una risposta rapida (spesso interrompendo altre attività); una telefonata è ovviamente il più grande concorrente in questa categoria.

Ognuna di queste diverse soluzioni di comunicazione unificata richiede tipicamente una “app” per accedere alle informazioni che vengono scambiate. Con l’aumento del numero di soluzioni che richiedono attenzione, più difficile diventa gestirle tutte in modo efficiente.

Perché scegliere la Comunicazione Unificata?

Comunicazione unificata è un termine generico per descrivere gli sforzi del mercato per integrare tutte le “app mobili” (e quindi i canali di comunicazione) per consentire all’utente di avere tutte queste informazioni facilmente accessibili, indipendentemente da quando o dove si accede (casa, lavoro, in auto, in treno…), o su quale dispositivo (laptop, tablet, smartphone…) Le chiamate in entrata, ad esempio, possono essere indirizzate ovunque il destinatario si trovi, sia in ufficio, in giro su un cellulare o lavorando con un telefono web da casa.

Una soluzione di comunicazione unificata offusca efficacemente le linee di demarcazione tra i canali di comunicazione. Ad esempio, un utente può ricevere un messaggio di posta vocale e può scegliere di accedervi tramite e-mail o qualsiasi telefono. Lo stato del mittente può essere visto attraverso le informazioni di presenza, e se online, una risposta può essere inviata immediatamente attraverso un messaggio di testo o una videochiamata.

In parole povere, l’obiettivo della comunicazione unificata è quello di unificare e ottimizzare la comunicazione aziendale, aumentare l’efficienza dei dipendenti e migliorare l’esperienza del cliente.

Benefici della Comunicazione Unificata

• Aumenta l’efficienza e la produttività degli agenti
• Migliora la collaborazione tra i dipendenti e i reparti
• Migliora l’esperienza dell’utente e il servizio clienti
• Riduce i costi – Meno amministrazione e manutenzione